Uzņēmumiem, kuru iekšējās informācijas apmaiņa lielākoties sastāv no lietvedības dokumentiem, Sharepoint serveris ir lieliska iespēja šo procesu padarīt patiešām efektīvu. Pirmkārt, izvairoties no nestrukturizētu dokumentu uzglabāšanas kaut kādās nepārskatāmās vietnēs, kur tie pēc kāda laika tikpat kā vairs nav atrodami.

Viena no prioritātēm daudzos uzņēmumos ir iekšējās komunikācijas un informācijas apmaiņas uzlabošana vai izveidošana pēc mūsdienu standartiem. Tas nozīmē, ka dokumentiem jābūt ātri atrodamiem un pieejamiem, tos jāvar apstrādāt un saskaņot attiecīgā kompetences līmeņa darbiniekiem, nezaudējot pārskatu, kad un kādas izmaiņas izdarītas. Šai sistēmai jānodrošina atbildības saglabāšanās un kontroles iespējas par veiktajām darbībām. Šiem un daudziem citiem kritērijiem atbilst aizvien lielāku popularitāti gūstošais Microsoft SharePoint risinājums.

SharePoint serveris piedāvā lietošanai gatavas funkcijas, kuras var tikt arī  pielāgotas uzņēmuma specifiskajiem procesiem. Lūk, to pārskats:

Paņemt / Atdot funkcijas
SharePoint serveris balstās uz web tehnoloģiju; saglabātos dokumentus iespējams atkal atvērt ar „paņemt” funkciju un apstrādāt tālāk, bet  izmaiņas tiks fiksēts ar „atdot” funkciju. Atkarībā no lietotājam piešķirtajām piekļuves tiesībām, viņš izvēlas tālāko dokumenta apstrādes gaitu – publicēt, saskaņot utt.

Versiju pārvaldība
Atkārtoti „atdoti” faili tiek automātiski fiksēti ar jaunu versijas numuru pieaugošā secībā, kas padara iespējamu iepriekšējo dokumenta versiju atjaunošanu.

Uz piekļuves tiesībām balstīta drošība
SharePoint piedāvā trīs visvairāk izmantotos piekļuves līmeņus, kas izveidoti vispārējās prakses rezultātā:
- Lasīt: tiesības dokumentu tikai lasīt;
- Rediģēt: tiesības dokumentu lasīt, labot un veidot jaunu;
- Koordinēt: tiesības administrēt failu veidošanu un uzglabāšanu, definēt piekļuves tiesības.

Apstiprināšana
Ļoti ērti noteikt, no kurām personām nepieciešams apstiprinājums attiecīgajam dokumentam, kuras personas tikai jāinformē par šo procesu, turklāt kādā secībā (viena pēc otras vai vienlaikus). Tā var būt gan viena, gan vairākas personas, kuras ar funkcijas „darbplūsma” palīdzību tiek iesaistītas dokumenta apstrādē un apstiprināšanā.

Informācijas pārvaldība
Apstiprināšanas procesā iesaistītās personas saņem paziņojumu e-pastā, kāds uzdevums tām ir piešķirts. Apstrādājamais fails netiek sūtīts pielikumā, bet gan tikai uzdevuma apraksts un links uz attiecīgo dokumenta versiju.

Aprakstītā funkcionalitāte, pateicoties ērtajiem administrēšanas rīkiem,  ir viegli un intuitīvi apgūstama. Šeit gan jāņem vērā, ka pirms darba uzsākšanas ir ļoti svarīgi izstrādāt sistēmas izmantošanas koncepciju. Ieteicams rūpīgi izvērtēt un dokumentēt katras nodaļas un atbildīgās struktūras prasības attiecībā pret sistēmu. 

SharePoint izvēlas aizvien vairāk uzņēmumu arī Latvijā, bet pasaulē tas kļuvis par gandrīz pašsaprotamu iekšējās informācijas apmaiņas instrumentu. Pārliecinieties, ka pie labām lietām pierod ātri!