Popierinių dokumentų, tokių kaip sąskaitų, kvitų, sandėliavimo ir kitų dokumentų duomenų suvedimas į apskaitos ir verslo valdymo sistemas gali pasirodyti ilgu ir varginančiu darbu.
Nors šiuo metu pastebima elektroninių dokumentų bei duomenų naudojimo tendencija, popierinių dokumentų “išnykimas” neįvyks taip greitai.

Duomenų apdorojimas naudojant popierinių dokumentų skaitmeninimą leidžia sumažinti laiką ir išlaidas bei toliau palengvina dokumentų elektroninės formos judėjimą.

Dokumentų skaitmeninimui nereikalingos didelės investicijos, tačiau laukiama grąža būtų tikrai didelė. Reikalingi skeneriai bei programinė įranga, galinti perduoti duomenis tolesniam apdorojimui atitinkamai sistemai

Štai keletas duomenų transformavimo į skaitmeninę formą privalumų:
- Skaitmeninių duomenų apdorojimas atliekamas daug greičiau;
- Skaitmeniniai duomenys leidžia lengviau įgyvendinti paieškos ir kontrolės funkcijas;
- Skaitmeninių duomenų saugojimui nereikia daug vietos;
- Skaitmeniniai duomenys yra atsparūs išoriniam poveikiui bei yra lengvai perkeliami;
- Kiti privalumai priklausomai nuo naudojimo srities.